MODERNIZAN REPOSITORIO DOCUMENTAL DE LA UNAH

19 de Febrero del 2014

La Dirección Ejecutiva de Gestión de Tecnología (DEGT) a través de la Unidad Digital de Información (UDI) y el Departamento de Sistemas, modernizó la imagen y las herramientas del Repositorio Documental Institucional que almacena y resguarda toda la información generada por las distintas unidades académicas y administrativas de la universidad.

“El sistema tiene un licenciamiento de servidor profesional que permite almacenar grandes cantidades de información con altos niveles de seguridad. Los documentos se guardan en formato de imagen para evitar que los datos sean manipulados”, afirmó Magda Sánchez, coordinadora de la UDI.

De acuerdo con Sánchez, el Repositorio Documental ayuda a reducir el uso de papel, mejora la organización, recuperación y transparencia, así como el tiempo de respuesta de un servicio, ya que posee un archivador digital y un panel de búsqueda que permite filtrar y recuperar información, además sirve para generar estadísticas.

“Por ejemplo, en el caso de la Secretaría General que ya tiene registrados todos los expedientes de graduación desde 2008, se puede saber el número de profesionales que ha egresado por carrera, sexo, campus, índice académico, entre otros”, explicó Javier Martínez, administrador del sistema.

Debido a razones de seguridad y por la información que se maneja se puede ingresar al repositorio únicamente a través de la red interna de la universidad, además el sistema posee un control de usuario y contraseña de acuerdo a perfiles para que cada unidad tenga acceso únicamente a la información de su departamento. Los datos están segmentados de acuerdo al perfil del empleado.

“El sistema tiene dos entornos, uno cliente-servidor que se instala en las computadoras de las personas que van a trabajar en la parte de producción y digitalización de documentos y otro cliente-web que es el que utilizan los jefes para ver la información y tomar las decisiones necesarias”, detalló el administrador.

Hasta ahora solo se han integrado al repositorio los archivos de la Secretaría General, la VOAE, Registro y la Dirección de Educación Superior, sin embargo cualquier departamento interesado en el respaldo de su información puede solicitar su incorporación en las oficinas de la DEGT.



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