UNAH elabora Manual de Etiqueta y Protocolo en las Videoconferencias

La pandemia del COVID-19 ha obligado a la sociedad a desarrollar teletrabajo, por lo cual se han hecho populares las reuniones laborales, la impartición de clases y entrevistas mediante plataformas que permiten que las personas se vean y escuchen, pero al estar expuestos de esta forma se debe tomar en cuenta ciertos aspectos de presentación, por esta razón la Máxima Casa de Estudios elaboró un Manual de Etiqueta y Protocolo para Videoconferencias.

Según el protocolo y ceremonial, el concepto de etiqueta es usado para referirse a aquellas normas que se deben respetar en ciertos lugares (usos, costumbres y estilos). El hecho de trasladar la oficina a la casa y desarrollar desde el hogar, las tareas laborales, no implica bajar la calidad de los productos elaborados ni de a información.

El manual elaborado por la Universidad Nacional Autónoma de Honduras (UNAH) contempla reglas de etiqueta divididas en tres etapas, el antes, durante y después; a fin de tener un comportamiento óptimo al participar en esta modalidad de teletrabajo (ya sea como ejecutor o como colaborador en una entrevista o conferencia) y lograr tener a la atención de los oyentes o las personas que vayan a leer ese producto.

El antes

La primera fase del trabajo contempla la organización y planificación, es decir donde se definen los objetivos y los recursos tecnológicos, así como las áreas de responsabilidades de los participantes de la reunión.

Antes de organizar una reunión virtual es elemental tener conocimientos básicos en el manejo de los programas de videoconferencias donde destacan: Skype o Microsoft Team, Face Time, Zoom, Webex, la aplicación de WhatsApp, entre otras.

Se debe definir y organizar la agenda a tratar, la cual debe incluir: introducción o saludo por parte del moderador, saludos y presentación por los participantes de la conferencia, desarrollo de la temática, conclusiones y acuerdos y cierre de la videoconferencia.

Previo a esto, se debe redactar una invitación y enviarla por lo menos con tres días de anticipación, la cual debe incluir el tema de la videollamada, hora y día de la conexión, agenda formal sobre lo que se desea conocer, tiempo de inicio y de finalización, así como la plataforma por la cual se va a realizar la videoconferencia. 

El durante

La segunda tiene que ver con la videollamada y la aplicación de las normas de etiqueta, protocolo y algunos aspectos técnicos en el manejo de la aplicación electrónica.

Al momento de conectarse, las partes deben fijarse de tener una buena calidad de ángulo e imagen para poder distinguir las expresiones faciales del moderador y los participantes. Es necesario tener un espacio limpio con buena iluminación y un entorno con poco ruido. Además, la vestimenta se debe seleccionar como si fuera a trabajar a la oficina.

Al momento de comenzar, el saludo debe ser breve y conciso. Y si las personas ya se conocen, es recomendable un saludo breve del moderador y luego comenzar el desarrollo de la agenda. 

Durante el desarrollo de la videoconferencia debe estar prohibido el uso del celular, asimismo los participantes deben enfocarse en la actividad (evitar realizar otras acciones, como ir al baño).

Cuando no sea el turno de hablar durante la disertación, apague el micrófono para evitar ruidos molestos que puedan distraer a la persona que está hablando en ese momento. Si no le han dado la palabra, no interrumpa, espere a que llegue su turno para intervenir en la plática.

El después

Y finalmente, la tercera fase consiste en apagar el micrófono y la cámara y posteriormente cerrar la aplicación.

Al finalizar la videoconferencia, asegurarse de salir o cerrar la aplicación para evitar situaciones vergonzosas. Esta recomendación es elemental y se debe tener siempre presente.

Con estos consejos, la UNAH espera que sean más eficientes las reuniones al momento de utilizar los diferentes programas de videoconferencias. La etiqueta y el protocolo son fundamentales en las reuniones institucionales y sociales, porque cumplen una función muy importante para la efectividad de los contenidos expuestos.

Si deseas descargar el Manual de Etiqueta y Protocolo para Videconferencias dale click : https://www.unah.edu.hn/dmsdocument/9935-manual-de-netiqueta-protocolo-unah 

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